Pengertian Koordinasi
Koordinasi didefinisikan sebagai
proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan
yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara
efisien.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh
para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan
mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Pedoman Koordinasi
1. Koordinasi
harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian
bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap
bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya
kebutuhan dan keinginan berbeda.
2. Koordinasi
harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi
dan memberi.
3. Koordinasi
harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu
terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan
kegiatan sebelumnya.
4. Koordinasi
harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan
informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang
satu dengan tugas yang lain.
Kebutuhan akan
koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam
melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam
tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan
sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak
mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi
itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan
untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan
atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk
menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.
Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam
pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat
dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen
dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah
rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196),
yaitu:
1.
Saling
ketergantungan yang menyatu (pooled
interdependence)
bila satuan-satuan
organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan
kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang
memuaskan untuk suatu hasil akhir.
1.
Saling
ketergantungan yang berurutan (sequential
interdependece)
di mana suatu satuan organisasi
harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat
bekerja.
2. Saling ketergantungan
timbal balik (reciprocal interdependence
Koordinasi dan
Rentang Manajemen
Bagan organisasi
memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi
organisasi dan menunjukan hubungan diantaranya. Bagan organisasi memperlihatkan
lima aspek utama suatu struktur organisasi.
1.
Pembagian
kerja.
2.
Manajer
dan bawahan atau rantai perintah.
3.
Tipe
pekerjaan yang dilaksanakan.
4.
Pengelompokan
segmen-segmen pekerjaan.
Bentuk-bentuk bagan
organisasi terdiri dari :
1.
Bentuk
piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah
dimengerti.
2.
Bentuk
vertikal. Bentuk yang agak meyerupai bentuk piramid dalam hal pelimpahan
kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagian vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3.
Bentuk
horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung
jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4.
Bentuk
lingkaran. Bagan ini mekekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan
jabatan lain.
Departementalisasi
Ada beberapa cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan
digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk
dilaksanakan. Proses ini disebut departementalisasi. Bentuknya adalah atas
dasar:
1.
Fungsi:
pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan.
2.
Produk
atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio.
3.
Wilayah:
divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah.
4.
Langganan:
penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah.
5.
Proses
atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan.
6.
Waktu:
shift pagi, shift siang, shift malam.
MASALAH - MASALAH
PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF
Empat tipe perbedaan dalam sikap
dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen
dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
Perbedaan dalam orientasi
terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang
berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara
mencapai kepentingan organisasi yang baik.
Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan
masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek.
Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka
panjang.
Perbedaan dalam orientasi antar
pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan
komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang
bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang
dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
Perbedaan dalam formalitas
struktur.
Setiap tipe satuan dalam
organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda
untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan – pendekatan untuk
mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci
koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan,
penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang
dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan
pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang
efektif, yaitu:
Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang
efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar :
hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan
serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan
peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
ü
Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi
dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang
jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
ü
Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat
juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
ü
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan
untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu
lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningakatkan koordinasi
potensial
Meningkatkan koordinasi potensial
menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling
tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat
di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana
data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat
terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah
dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan
operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi
perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral
(harizontal).
Melalui pemotongan rantai
perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan
keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
ü
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas
dan efisiensi kerja.
ü
Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga
mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
ü
Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.
ü
Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau
proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan
tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
ü
Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan
anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini
diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak
secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
ü
Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan
penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
Metoda Pengurangan Kebutuhan akan
Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah
tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat
dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan
organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas
dapat berdiri sendiri.
Penciptaan sumber daya-sumber
daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan
memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan
baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat
berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan
koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas
yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu
organisasi operasi (perusahaan)
Mekanisme-mekanisme
Pengkoordinasian Dasar
1. Hirarki
manajerial.
Rantai perintah,
aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan
akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara
jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan
prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
3. Rencana dan
penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur
tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningakatkan
koordinasi potensial
1. Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan
melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem
informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan
pengawasan.
2. Hubungan-hubungan
lateral (harizontal).
Melalui pemotongan
rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan
dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan
lateral, yaitu:
a. Kontak langsung
antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi
kerja.
b. Peranan
penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi
panjangnya saluran komunikasi.
c. Panitnya dan
satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan
yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.
d. Pengintegrasian
peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu
diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat
koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e. Peranan
penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran
oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila
posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif
mengoordinasikan tugas tertentu.
f. Organisasi
matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian
proyek-proyek yang kompleks.
Metoda Pengurangan
Kebutuhan akan Koordinasi, yaitu:
1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber
daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan
tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang
timbul berkurang.
2. Penciptaan
tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini
mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan
organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung
jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
DAFTAR PUSTAKA :