SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

(softskill ke-2)

Minggu ke V

Aplikasi-Aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran

1.      Aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

1. Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
6. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

2.      Aplikasi siklus pengeluaran

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :

1. Aplikasi pembelian.

2. Aplikasi penerimaan.

3. Aplikasi surat bukti.

4. Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

1. Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima barang dalam kondisi baik.
3. Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
4. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
5. Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

Minggu VI

APLIKASI SIKLUS PRODUKSI & KEUANGAN.

Aplikasi siklus produksi dan keuangan. Siklus produksi memproses transaksi akuntansi yang mencatat empat peristiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran.

1.      Aplikasi - Aplikasi Siklus Produksi.
Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

• Perancangan Produk.
  Desain produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian dan pelaksanaan manufaktur (objek fisik) atau jasa. Desainer produk konsep dan mengevaluasi ide-ide, membuat mereka nyata melalui produk dalam pendekatan yang lebih sistematis. Peran seorang desainer produk meliputi berbagai karakteristik manajer pemasaran, manajer produk, industri dan desain insinyur perancang.
• Perencanaan dan Penjadwalan.
  Perencanaan dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapai pemeliharaan tingkat dunia.
• Operasi Produksi.
  operasi adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan, dan lembaga bukan pencari laba, misalnya panti asuhan. Pengertian dari produksi adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan. Pengertian ini terlalu sempit, sebab produksi juga dapat menghasilkan jasa, baik untuk tujuan memperoleh keuntungan atau tidak.
• Akuntansi Biaya.
  suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang.

2.      Aplikasi Siklus Keuangan.
Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

• Sistem Pemilikan.
  Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.
• Sistem Catatan Jurnal.
  pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.
• Sistem Pelaporan Keuangan.
  Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:
1. Laporan neraca.
2. Laporan laba/rugi.
3. Laporan Perubahan Ekuitas.
4. Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana.
5. Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

Minggu  VII

PENGEMBANGAN SISTEM : SUATU SURVEI

1.     SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem adalah proses memodifiasi atau mengubah bagian atau keseluruhan sistem informasi.

Dalam terminologi sistem informasi, pemakai atau pemakai akhir merupakan fungsi organisasional yang berbeda dengan fungsi sistem informasi yang membutuhkan pemrosesan data komputer. Fungsi sistem informasi terpisah dari fungsi pemakai. Fungsi sistem informasi itu sendiri bukanlah pemakai.

Proyek pembangunan sistem umumnya dilakukan oleh tim proyek yang terdiri dari analisis sistem, pemrograman, akuntan, dan orang lain di dalam organisasi yang mengetahui mengenai dan yang diakibatkan oleh proyek. Setiap proyek pengembangan sistem akan melalui siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle) yang secara hakiki relatif sama: perencanaan dan analisis, perancangan dan implementasi.

          1.         Analisis Sistem

Analisis sistem bertanggungjawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Analisis sistem bekerjasama dengan pemakai untuk mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik mereka. Kebutuhan-kebutuhan tersebut kemudian dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem.

Terdapat 4 tahap umum dalam analisis sistem yaitu:

1.    Survei sistem berjalan.

2.    Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai.

3.    Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4.    Penyajian laporan analisis sistem.

          2.     Perancangan(Desain) Sistem

Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang di usulkan. Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam perancangan sistem, yaitu:

1.        Evaluasi rancangan alternative dari sistem yang di usulkan.

2.        Penyajian spesifikasi rancangan rinci.

3.        Penyajian laporan perancangan sistem.

          3.    Implementasi

Implementasi terjadi manakala sistem baru telah terpasang dan berjalan di dalam peralatan komputer. Kemudian output disediakan bagi pemakai sebagai perlengkapan proses pengembangan sistem. Kemudian output disediakan bagi pemakai, sebagai perlengkapan proses pengembangan sistem. Langkah-langkah implementasi berbeda dari suatu sistem ke sistem lainya.

2.     STANDAR DOKUMENTASI

Standar dokumentasi menunjukan kebutuhan dokumentasi yang harus dikembangkan selama proyek pengembangan sistem. Sebagian besar organisasi besar membuat standar pengembangan sistem formal untuk menampang isu-isu seperti metode yang harus digunakan, dokumentasi, akuntansi proyek, pelaporan kemajuan kerja, dan prosedur-prosedur penelaahan. Keberadaan standar-standar dokumen yang mengatur pengembangan sistem, menunjukan bahwa rencana organisasi dan metode, pengukuruan, dan catatan-catatan yang berkaitan telah disiapkan untuk meyakinkan adanya pengendalian.

      Jenis-jenis dokumentasi siklus hidup  pengembangan sistem.

1.      Studi Kelayakan

Adalah analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek layak dipertimbangkan atau tidak. Tujuan umum studi kelayakan adalah untuk menjawab seluruh pertanyaan kelayakan teknis, ekonomis dan operasional.

2.      Diagram Arus Logika

Terdiri dari banyak bentuk. Bagan arus dokumen, diagram arus logika, bagan HIPO dan atau IPO, atau teknik-teknik sejenis yang digunakan oleh tim proyek dengan pernyataan yang jelas mengenai karakteristik operasional dari sistem yang mengusulkan.

3.      Kamus Data

Mendokumentasikan muatan khusus database. Setiap field didaftarkan dan diuraikan.

4.      Spesifikasi Pemakai

Dokumen ini harus memberikan deskripsi naratif dari karakteristik operasional sistem yang diusulkan.

5.      Desain Konseptual

Dapat berupa diagram aliran logika dan spesifikasi pemakai, merupakan dasar perancangan sistem yang rinci, memuat tinjauan naratif sistem dalam bahasa non teknis, spesifikasi rinci kebutuhan input dan output, kebutuhan-kebutuhan hardware dan software yang diusulkan pembahasan mengenai pertimbangan biaya, dan yang terpenting rencana dan anggaran pengembangan. 

6.      Laporan Desain Sistem

Merupakan translasi dari laporan desain kenseptual ke dalam kinerja sistem yang rinci dan spesifikasi fungsional yang diperlukan untuk memulai desain sistem secara fisik.

7.      Bagan Alur Dan Tabel Keputusan

Dapat digunakan untuk mengilustrasikan perancangan sistem yang rinci.

8.      Deskrifsi Program

Dokumen ini harus memuat deskripsi naratif mengenai program-program, bagan arus program, daftar sumber program, dan deskripsi yang jelas mengenai format data yang digunakan dan output yang dihasilkan.

9.      Prosedur-Prosedur Operasi; Manual Operasi

Manual operasi adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan prosedur-prosedur  operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu, yang memberikan deskripsi sistem aplikasi, program rinci, dan intruksi-intruksi operasi rinci.

10.  Deskrifsi File; Prosedur-Prosedur Masukan Data

Pos-pos yang bersifat deskripsi ini mencakup penyajian intruksi-intruksi untuk pemakai, klerk memasukan data, personel operasi komputer, dan orang-orang lainnya yang terlibat dengan operasi sistem.

11.  Rencana Pengubahan (Konversi)

Pengubahan sistem baru mencakup bentuk-bentuk pemotongan atau penggandaan aktivitas pemrosesan.

12.  Rencana Pengujian

Dokumen ini harus menspesifikasikan rencana pengujian, hakekat data pengujian, dan ikhtisar hasil pengujian.

13.  Skedul Operasi Dan Perawatan

Dokumen-dokumen ini harus berhubungan dengan skedul yang digunakan digunakan di dalam fasilitas pemrosesan data organisasi.

14.  Rencana Audit

Dokumen ini harus menspesifikasikan hakekat setiap audit yang akan dilakukan untuk mengevaluasi operasi sistem.

15.  Komentar Pemakai

Dokumen

3.      TEKNOLOGI DAN PRAKTEK-PRAKTEK PENGEMBANGAN SISTEM

Dalam pengembangan sistem ada beberapa teknologi yang dapat di gunakan dalam praktek-praktek pengendalian.

1.      Pengendalian Produktivitas Analis/Pemograman

Fungsi analis adalah dokumentasi eksplisit hubungan antara analis dengan pemakai. Analisis dan pemakai berkomunikasi melalui bahasa alamiah. 

2.      Pemograman Terstuktur

Adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemograman umum dan dalam sebagian besar format abstraknya merupakan jenis dari logikan simbol yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan program.

3.      Computer-Aided Sofware Engineering (CASE)

Adalah proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rakayasa otomatis untuk mengenbangkan dan memelihara perangkat lunak.

Prototyping merupakan pendekatan umum yang berbeda terhadap prosese pengembangan dan penerapan sistem.

4.      Teknologi Berorientasi Objek

Teknologi berorientasi Mencakup pemrograman berorientasi objek dan database berorientasi objek (object oriented programming/OOP) dan database berorientasi obyek (object oriented database). Konsep-konsep ini berkaitan tetapi object oriented database dapat diimplementasikan diluar konsep OOP.

5.      Keterlibatan Auditor Dalam Pengembangan Sistem

Kemampuan sistem pemrosesan data untuk diaudit tergantung pada sistem pengendalian yang dibangun dalam sistem selama pengembangannya. Auditor internal harus berpartisipasidalam proses pengembangan sistem untuk menyakinkan bahwa audit yang diperlukan dan lingkup pengendalian dibagun dalam sistem yang berdasarkan komputer.

4.     PERANCANGAN DAN PENGORGANISASIAN PROYEK SISTEM

Secara operasional teknik manajemen proyek adalah pusat dari siklus hidup pengembangan sistem yang terendali dengan baik. Sedangkan istilah proyek adalah sebagai aplikasi spesifik yang disetujui dalam suatu pengembangan. Jika telah disetujui, manajemen proyek dimulai dan akan memperhatikan masalah-masalah  terinci analisis, perancangan, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi, dan pemeliharaan proyek.

Langkah-langkah dalam manajemen proyek sistem termasuk: seleksi proyek, penetapan tim proyek, perincian proyek kedalam tahap-tahap dan tugas-tugas, estimasi waktu, akuntansi proyek, dan kecenderungan kelebihan biaya.

Contoh Kasus: (Siklus Pendapatan)
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai prosuk elektronik sehari-hari, termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, game, dan peralatan dapur kecil. Pelanggan utama AOE adalah toko ritel, tetapi perusahaan tersebut baru-baru ini telah mulai menjual dalam jumlah besar kepada perusahaan penjual via surat pesanan (mail-order firm), yang mengiklankan diri dalam berbagai katalog dan majalah.
Linda Spurgeon, direktur utama AOE, mengadakan rapat dengan para eksekutif perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting. Pertama, AOE telah mengalami penyusutan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir. Kedua, masalah arus kas telah meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman jangka pendek. Dalam rapat eksekutif tersebut, Trevor Whitman, wakil direktur utama bagian pemasaran, menjelaskan bahwa salah satu alasan penurunan pangsa pasar AOE adalah para pesaing ternyata memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Akan tetapi, ketika Linda meminta keterangan yang lebih jelas, Trevor mengaku bahwa pendapatnya itu hanya didasarkan pada percakapannya baru-baru ini dengan dua pelanggan besar. Dia juga mengakui bahwa dia tidak dapat langsung mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang aling menguntungkan. Linda kemudian bertanya ke Elizabeth Venko, kontroler perusahaan tersebut, mengenai masalah arus kas AOE. Daftar umur piutang usaha yang terbaru menunjukkan peningkatan yang signifikan atas jumlah piutang pelanggan yang jatuh tempo. Akibatnya, AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya karena penundaan dalam penagihan pembayaran pelanggan. Selainitu, Best Value Company, jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini bankrut. Elizabeth mengakui bahwa dia tidak yakin apakah AOE akan dapat menagih dari Best Value sejumlah besar piutang yang telah jatuh tempo.
Linda merasa frustasi dengan kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut. Dia mengakhiri rapat tersebut dengan meminta Elizabaeth dan trevor untuk bekerjasama dengan Ann Brandt, wakil direktur utama bagian sistem informasi, untuk mengembangkan sistem pelaporan yang disempurnakan agar AOE dapat lebih secara dekat mengawasi dan mengambil langkah untuk meningkatkan pelayanan pada pelanggan dan manajemen arus kasnya. Secara khusus, Linda meminta Elizabeth, trevor, dan Ann untuk menangani masalah-masalah berikut ini :
Bagaimana AOE dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan? Informasi apakah yang dibutuhkan bagian pemasaran untuk melaksanakan tugasnya dengan lebih baik?
Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi para pelanggan dan pasarnya yang paling menguntungkan?
Bagaimana AOE dapat meningkatkan pengawasan atas rekening kreditnya? Bagaimana suatu perubahan dalam kebijakan kredit mempengaruhi baik penjualan maupun piutang tidak tertagih ?
Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penagihan kasnya?
Dari semua permasalahan yang dihadapi AOE, kita mencoba mencarikan solusi dari tahap pernama yaitu masalah pesanan penjualan.