Pengorganisasian Kantor

Pengertian Pengorganisasian

Menurut Terry (1986), istilah pengorganisasian berasal dari kata organism (organisme) yang merupakan sebuah eititas dengan bagian2 yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan. Lebih jauh istilah ini diartikan sebagai tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antar orang-orang hingga mereka dapat bekerja sama secara efisien sehingga memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
Pengerttian pengorganisasian lebih lengkap dikemukakan oleh kadarman, yaitu pengorganisasian Adalah proses penetapan struktur peran2 melalui penentuan aktivitas2 yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan bagian2nya, pengelompokan aktivitas2, penugasan kelompok aktivitas kepada manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkordinasian hubungan2 wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertical dalam struktur organisasi.

Teori Pengorganisasian:
1.         Teori Organisasi Klasik, disebut juga teori organisasi tradisional, teori organisasi spesialisasi, atau teori structural.
2.         Teori Organisasi Birokrasi
3.         Teori Human Relations, disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antar manusia, teri hubungan kerja kemanusiaan atau the human relations theory.
4.         Teori Organisasi Perilaku, merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya suatu organisasi berasal dari para anggotanya
5.         Teori Organisasi Proses, adalah teori yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang tergabung dalam suatu kelompok formal.
6.         Teori Organisasi Kepemimpinan, teori ini beranggapan bahwa berhasil atau tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya berasal dari seberapa jauh seorang pemimpin mempengaruhi bawahannya untuk bekerja dengan semangat yang tinggi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.
7.         Teori Organisasi Fungsi, fungsi adalah sekelompok tugas yang  harus dijalankan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan organisasi.
8.         Teori Pengambilan Keputusan, teori ini berlandaskan pada adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap tingkatan, baik keputusan tingkat puncak,  tingkat menengah, maupun tingkat bawah.
9.         Teori Kontingensi (Teori Kepentingan), teori ini berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila pemimpin organisasi mampu memperhatiikan dan memecahkan situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap situasi yang harus dianalisis sendiri.

 Pengorganisasian kantor

Dalam pengertianya yang umum organisasi  adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.

Organisasi adalah juga sistem. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan , yaitu sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan kerjasama  itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka setujui bersama.

          Kerjasama di antara orang-orang  dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat berkomunikasi  satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’ sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan  kerjasama  itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan  di antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya koordinasi dapatlah  dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan , kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.

Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat. Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.

Setiap organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi  adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.

Demikianlah tujuan organisasi dengan tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian ketergantungan  yang untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :

Tujuan → Pekerjaan  →Fungsi  →Tugas →  Pelimpahan Wewenang → Permintaan Tanggung Jawab  → Kewajiban Bertanggung Jawab.

Tangung jawab terakhir  mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasinya.

→Glenn W, Howard dan Edward Masonbrink (Administration of Physical Education, 1963) mencatat bahwa kantor sebagai pusat  aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu :

- ruang studi dan kerja (a work and study room ),

- suatu ruang konperensi ( aconference room ) ,

- suatu ruang perundingan ( a negotiating room ),

- suatu pusat informasi ( an information center),

- suatu pusat pelayanan ( a service center ),

- suatu ruang warkat ( a room of records),

- suatu ruang penerima tamu ( a reception room),

- dan seringkali semata-mata sebagai suatu lambang status ( a symbol of status).

Sebagai contoh sebuah perusahaan  dapt mempunyai struktur organisasi  yang dapt digambrkan sebagai berikut :

PUCUK PIMPINAN

①Bagian Produksi

②Bagian Marketing

③Bagian Accounting

 ④Unit OfficeManager

Dengan demikian , dalam praktek perusahaan wewenang koordinasi dan tugas pelayanan office manager itu dapat digambarkan demikian :

PUCUK PIMPINAN

①Bagian Produksi - kantor pabrik A & kantor pabrik B

②Bagian Marketing - kantor penjualan

③Bagian Accounting - kantor keuangan

④Unit Office Manager - juru- juru tata usaha

→Berhubungan dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor tidak hanya  seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu mengikuti asaz-asaz petunjuk dari simmons yg berikut :

a.       Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor  bergantung pada besarnya kantor itu.

b.      Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).

c.       Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu para juru tatausaha menuju ke atas.

d.      Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana meupun sebagi pengawas.

e.       Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau rumitnya pekerjaan.

f.       Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.

g.      Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager  untuk memikul tugas bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.

→Mengenai pola pembagian kerja  di antara para pegawai dalam bidang tatausaha , pada umumnya menurut C. L Littlefield dan R. M . Peterson ( Modern Office Management, 1956) dikenal dengan 2 macam rencana :

1.Rencana Urutan (serial plan)

2.Rencana Sejajar (Paraflel Plan)

Bentuk-bentuk Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :

1. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
3. Proses pengambilan keputusan cepat.
4. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
5. Rasa solidaritas tinggi

Kelemahannya :

1. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Kebaikannya :

1. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
2. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
3. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.
4. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
5. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
6. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
7. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya :

1. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
2. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf
3. Dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
4. Kesatuan komando berkurang.
5. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :

1. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
2. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
3. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
4. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :

1. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.
2. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
3. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya :

1. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
2. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
3. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :

1. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
2. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
3. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

DEPARTEMENTASI

Efisiensi aliran pekerjaan terkandung pada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi pembagian kerja dan kombinasi tugas seharus mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.

Organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk di laksanakan . beberapa bentuk departeminientasi yang akan dibicarakan berikut ini,adalah atas dasar:

1. Fungsi : pemasaran,akuntansi,produksi,atau keuangan.
2. Produk atau jasa : divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio.
3. Wilayah : divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, atau Indonesia Timur dan Operasi Internasional.
4. Langganan : penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer atau konsumen.
5. Proses atau peralatan : departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan atau bagian finishing.
6. Waktu : kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama,shift kedua,dan shift ketiga.
7. Pelayanan : bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi, dan kelas tulis dalam pelayanan di pesawat terbang.
8. Alpha-numerical : bisa digunakan pada pelayanan telepon dimana, misal, nomer 00000- 50.000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomer 50.001-99.999 dalam departemen lain.
9. Proyek dan Matriks : digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi-energi.

Dalam hal ini harus dicatat bahwa hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya.

Departementasi Fungsional

Departementasi fungsional mengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan oraganisasi. Menunjukkan departementasi yang digunakkan pada tingkat manejemen dalam membagi empat fungsi utama bisnis-produksi, pemasaran,keuangan dan personalia (kepegawaian).

Pendekatan Fungsional

Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukkan koordinasi internal yang minimun, membutuhkan lebih sedikit keterampilan-ketermpilan dasar pribadi dan meminimunkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsioanal

v  Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antara fungsi-fungsi.

v   menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berutan

v  memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan

v  hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya

v  menyebabkan para anggota berpandang lebih sempit serta kurang inovatif.

Kordinasi diantara fungsi-fungsi menjadi kompleks dan lebih sulit sejalan dengan pertumbuhan organisasi. Tanggung atas keseluruhan pelaksanaan kegiatan berhenti hanya sampai punjak.

Departementasi Devisional

Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi devisional. Bial departementasi perusahaan menjadi kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manejemen perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Organisasi devisional dapat mengikuti :

v  pembagian divisi-divisi atar dasar produk.

v  Wilayah (geografis)

v  Langganan

v  Proses atau peralatan

Penedekatan fungsional

Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produksi). Devisional produk adalh pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemprosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.

Kelemahan struktur devisional

1. Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antara sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
2. Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manejemen devisi.
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
4. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

Organisasi Pronyek dan Matriks

Bentuk organisasi pronyek dan matriks adalah tipe departementasi campuran (hybid design) . kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementasi lainnya. Struktur pronyek dan matriks bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebakan kedua tipe disain fungsional dan devisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangannya. Pendekatan tradisional terhadap organisasi yang telah diabahas sebelumnya tidak memberikan kemudahan dan fleksibilitas untuk menangani kegiatan-kegiaatan yang kompleks dan melibatkan keahlian dari berbagai bidang fungsional organisasi.

Struktur Organisasi Proyek

Departementasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialisai, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus. Seorang menejemen proyek mempunyai wewenang untuk memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek. Bila proyek telah diselesaikan, tim dibubarkan, dan para anggota tim kembali ke departemen-departemen fungsional asalnya,sampai ada proyek baru.

Struktur Organisasi Matriks

Departementasi matriks adalah sama dengan departementasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada di bawah dua wewenang. Rantai perintah pertama adalah fungsional dan devisional. Kedua adalah rantai perintah lateral aatau horizontal. Aliran wewenang yang melintasi departemen ini dilaksanakan oleh para menejemen proyek atau kelompok. Dua jalur wewenang ini membentuk struktur organisasi dua arah yang menyerpai matriks, sehingga bentuk strukturnya disebut organisasi matriks (matrix organization). Melukiskan dua jalur aliran wewenang tersebut.

Organisasi matriks dikembangkan pertama kali dalam industri ruang angkasa. Tetapi akhir-akhir ini konsep organisasi matriks banyak dikembangkan terutama pada perusahaan –perusahaan konstruksi, konstraktor, perusahaan-perusahaan konsulatan, kantor-kantor akuntan dan organisasi –organisasi lain yang bekerja dengan banyak proyek yang mempunyai waktu penyelesaian terbatas dan bersamaan, memerlukkan koordinasi dan prestasi teknis tinggi, serta membutuhkkan berbagai keterampilan dan keahlian khusus.

Sedikit organisasi yang dapat membuat perubahaan seketika dan efektif dari organisasi fungsional atau devisional menjadi struktur matriks yang sepenuhnya berfungsi. Bila organisasi memutuskan untuk berubah ke stuktur matriks, manejemen harus menyadari bahwa hal itu memerlukan banyak waktu dan usaha untuk membuat matriks bekerja.

Kebaikan organisasi matriks

1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan menejemen fungsional.
2. Mengembangkan keterampilan-keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi maenejemen-menejemen strategik.
3. Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan menejemen menenagah terhadap  masalah-masalah strategik.
4. Memberikkan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam.
5. Menstimulasi kerja-sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek.
6. Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

Kelamahan organisasi matriks

1. Pertanggung  jawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif.
2. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal.
3. Memerlukan lebih banyak keterampilan –keterampilan antar pribadi.
4. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.
5. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki.
6. Sangat mahal untuk diimplementasikan.

Struktur matriks adalah suatu mekanisme yang sangat baik bagi penangana dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks. Sebagai contoh: organisasi  yang terapkan pada sebuah bank akan memungkinkan pengembangan jumlah pelayanan yang dapat ditawarkan. Melalui pembuntukan tim-tim proyek untuk menagani kelompok-kelompok khusus nasabah (mahasiswa,swasta,lembaga-lembaga pemerintah), bank dapat menawarkan tingkat keahlian yang lebih tinggi kebutuhaan investasi dan perencanaan dana tertentu kepada kelompok-kelompok nasabah tersebut.

Daftar Pustaka :

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2115210-pengertian-pengorganisasian/

http://revamaringka.blog.com/2011/11/21/pengertian-dan-teori-pengorganisasian/

http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/bentuk-bentuk-organisasi/

http://asnimardini.blog.com/2011/11/28/departementasi/

http://mardiahrahmawati.blogspot.com/2012/04/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html