Sistem Informasi Akuntansi

Minggu Ke I

TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 

1.       Sistem Informasi & Organisasi Bisnis

-          Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi.

-          Fungsi sistem informasi adalah bertanggung jawab atas pemrosesan data. Otomatisasi kantor mengguraikan penggunaan teknologi elektronik didalam kantor atau tempat kerja.

-          Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses-proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis unggulan (best practice), juga mampi memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan putusan dan kolaborasi antar bagian.

-          Proyek pengembangan sistem umumnya mencakup tiga fase umum : analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Pendekatan sistem adalah prosedur umum untuk administrasi proyek sistem.

Jenis-jenis sistem informasi :

1.       Sistem informasi akuntansi

2.       Sistem informasi keuangan

3.       Sistem informasi manufaktur

4.       Sistem informasi sumber daya manusia

Tujuannya adalah untuk membantu pengembangan sistem yang efektif. Masalah-masalah manajemen proyek, masalah organisasional dan teknikal akan dihadapi dalam suatu implementasi sistem informasi.

2.       Siklus –siklus pemrosesan transaksi

Aktivitas perusahaan dalam suatu organisasi juga dapat dipandang dengan cara yang berbeda, yaitu dengan pendekatan siklus transaksi. Siklus secara tradisional mengelompokan aktivitas suatu bisnis kedalam empat siklus akuntansi bisnis :

1.       Siklus pendapatan : kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut.

2.       Siklus pengeluaran : kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut.

3.       Siklus pengeluaran : kejadian yang terkait dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

4.       Siklus keuangan : dimana kerjadian yang terkait dengan akuisisi dan pengolahan dana termasuk kas.

Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi.Sistem aplikasi memproses transaksi yang paling terkait secara logis. Pada model siklus transaksi, selain ke-4 siklus tersebut ada siklus kelima yaitu siklus pelaporan keuangan dimana siklus ini mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan. Proses Pengendalian Internal, dimana mengindikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam organisasi tersebut.Salah satu tanggung jawab utama manajemen adalah stewardship.

Elemen proses pengendalian Internal, dimana pengendalian ini merupakan satu proses yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang rasional atas tercapainya tujuan yaitu :

1.       Efektivitas dan efisien operasi perusahaan

2.       Reliabilitas pelaporan keuangan

3.       Kesesuaian organisasi dengan aturan serta regulasi yang ada

Pengendalian internal juga menuntut adanya pencatatan yang memadai dalam upaya menjaga kekayaan perusahaan dan menganalisis pelaksanaan tanggung jawab.Konsekuensinya semua catatan harus memungkinkan adanya pengecekan antara area pertanggung jawaban.Tanggung jawab untuk satu transaksi yang berhubungan harus dibagi-bagi.

Pemisahan fungsi-fungsi akuntansi, dimana penting untuk memastikan bahwa tidak ada individu atau department yang mengelola catatan akuntansi yang terkait dengan operasi aktivitas mereka.Satu pendekatan yang wajar adalah mendelegasikan fungsi akuntansi ke controller dan fungsi keuangan ke tangan bendahara.

Fungsi Audit Internal, menyadari bahwa pentingnya dan kompleksnya pengendalian internal yang memadai dalam organisasi yang besar telah menyebabkan terjadinya evolusi audit internal sebagai alat pengendalian atas semua pengendalian internal yang ada dalam organisasi. Audit internal bertugas memonitor dan mengevaluasi kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

3.       Akuntansi & Teknologi Informasi

Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi telah lama berlangsung. Penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisensi, penghematan waktu dan biaya, peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar.

Sistem informasi akuntansi, dimana sistem berbasis komputer yang dirancang untuk menstransformasi data akuntansi menjadi informasi.

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

4.       Akuntan dan Pengembangannya

1.       Siklus Pengembangan Sistem

Untuk dapat menrancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem:

-          Perencanaan (planning)

-          Analysis (analis)

-          Perancangan (Design)

-          Implementasi (Implementation)

-          Pascaimplementasi (Post Implementation)

2.       Siklus Akuntansi

3.       Siklus Transksi

Karakteristik pengembangan sistem bertujuan untuk :

-          Untuk meningkatkan kualitas informasi

-          Untuk meningkatkan pengendalian internal

-          Untuk meminimalkan biaya, jika memungkinkan

Pendekatan sistem merupakan suatu prosedur untuk mengadministrasi proyek sistem.Tujuan pendekatan ini adalah untuk membantu terlaksananya pengembangan sistem yang efektif dan teratur. Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdiri dari 6 tahap, yaitu :

-          Menatapkan tujuan sistem

-          Menyusun berbagai alternative solusi

-          Meanalisis sistem

-          Desain sistem

-          Implementasi sistem

-          Evaluasi sistem

Minggu Ke II

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM 

Teknik sistem meruapakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.

1.       Pemakaian Teknik-Teknik Sistem

1.       Analisis Sistem

Meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah.Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi fakta-fakta.

Teknik sistem yang digunakan :

·         Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi

·         Diagram arus data logis dan bagan arus analisis

2.       Perancangan Sistem

Merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relative perancangan sistem alternative dalam kerangka seluruh persyaratan sistem.

3.       Implementasi sistem

Merupakan pelaksanaan rancangan.Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar-standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas.Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer.Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.

2.       Teknik –Teknik Sistem

Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a.       Dokumentasi sistem yang sudah ada

b.      Mendesign sistem baru

c.       Memberi petunjuk bagi programmer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.

Bagan arus terdiri dari 2 macam, yaitu :

-          Dokumen flowchart

-          Sistem / proses flowchart

Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan dokumen flowchart :

a.       Mengidentifikasi department-departmen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem

b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan

c.       Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen dibuat, diproses dan digunakan

d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu symbol atau kegiatan

Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (process oriented). Sistem flowchart terdiri dari beberapa tingkatan :

-          High Level System Flowchart : sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem

-          Intermediate-level System Flowchart : penggambarannya suatu proses yang lebih detail

-          Low-level System Flowchart : menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus Program

Bagan yang menggambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program. Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1.       Simbol dari proses harus selalu diletakan diantara simbol input dan simbol output

2.       Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas

3.       Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchart

4.       Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada dapat digunakan simbol koneksi

5.       Harus ada keterangan/deskripsi untuk memberikan kejelasan

Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi.Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a.       Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran

b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi

c.       Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang

Bagan IPO dan HIPO

-          Bagan IPO : bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh

-          Bagan HIPO : badan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (tingkatan rincian tergantung dari kebutuhan pemakai)

Minggu Ke III

PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi.Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen atau kebutuhan sistem infromasi eksekutif.

1.       Arus Transaksi

Siklus pemrosesan transaksi mengelompokan transaksi berdasarkan kesamaan unsur atau sasaran, karena setiap industri (dan malah setiap perusahaan dalam satu industri) menghadapi peristiwa yang berbeda-beda, maka tidak ada seperangkat siklus pemrosesan transaksi yang standar. Siklus-siklus yang sering dijumpai pada perusahaan dagang dan perusahaan nonmanufaktur lainnya :

1.       Siklus pendapatan (revelue cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan penjualan produk atau jasa dan penagihan hasil-hasilnya.

2.       Siklus pengeluaran (expenditure  cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan pemerolehan sumber daya atau jasa, misalnya barang dagang, tenaga kerja, sarana umum dan pelunasan hutang.

2.       Komponen – Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

-          Input : input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
contoh : pesanan konsumen, slip penjualan, faktur, kartu absen karyawan

-          Proses : dalam sistem manual terdiri dari kegiatan pemasukan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukan data kedalam file transaksi. Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan. Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

-          Penyimpanan : media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan meng-update file master menggunakan file transaksi.
contoh : file transaksi, file master, dan file referensi atau table.

-          Output : jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : laporan keuangan, laporan operasional, dokumen pengiriman, faktur dan neraca saldo.

3.       Sistem Tata Buku Berpasangan

Suatu sistem akuntasi harus sesuai untuk organisasi tertentu. Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

-          Sifat dan tujuan organisasi

-          Karakteristik structural dan fungsional

-          Tata letak fisik, produk dan jasa

-          Orang yang mengoperasikan sistem

4.       Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi

Suatu sistem pengkodean berisi character set yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

5.       Perancangan Formulir & Pertimbangan Penyimpanan Catatan

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi.Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

-          Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan

-          Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan 

Minggu Ke IV

PEMROSESAN TRANSAKSI & STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

Pemrosesan Transaksi

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui :
1. Pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern
2. Menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan

Sistem Pengendalian Intern

Adalah sruktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan SPI menurut definisi tersebut adalah :

1.       Menjaga kekayaan organisasi

2.       Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3.       Mendorong efisiensi, dan

4.       Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

1.       Kebutuhan dan Pengendalian

Pengendalian adalah disiplin ilmu yang melibatkan pembuatan mekanisme dan algoritma untuk mengendalikan keluatan dari suatu proses tertentu.

2.       Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

1.       Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

2.       Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

3.       Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

4.       Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

3.       Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Adalah prosedur-prosedur yang dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat didalam setiap siklus transaksi organisasi.Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pemrosesan transaksi.Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

4.       Etika dan Struktur Pengendalian Intern

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika.Begitupun, banyak organisasi professional seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini.Peraturan kode etik ini umumnya ditulis dalam bahasa hokum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin dilanggar.Untuk setiap program etika kerja, perusahan harus memiliki audit budaya atas pelaku budaya dan etika perusahaannya.

CONTOH KASUS (mengenai proses pembayaran rekening listrik setiap bulannya) :

PLN selaku perusahaan penyedia listrik negara terlebih dahulu mendata kepada setiap calon pelanggannya kemudian setelah di data baru diketahui pelanggannya tersebut menggunakan berapa banyak kapasitas listrik yang digunakan lalu dihitung berapa banyak bebab pemakaian lalu dihitung dengan nominal rupiah yang diterapkan lalu dari situ barulah dapat diketahui berapa nominal yang harus dibayarkan oleh pelanggan listrik kepada pihak PLN.
sistem yang digunakan oleh PLN juga merupakan salah satu contoh dari pengembangan sistem yang diterapkan untuk mengetahui nomional yang harus dibayarkan pelanggan, karena tanpa adanya sistem informasi seperti ini maka sulit rasanya mengetahui jmlah nominal yang harus di bayarkan pelanggan kepada PLN yang dapat berakibat pada meruginya PLN sebagai pihak penyedia jasa listrik.
Dalam pengembangan sistem pembayaran listrik seperti ini pihak PLN bekerjasama dengan pihak