SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

(softskill ke-3)

Minggu VIII

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN
1.  Manajer dan keputusan
1. Perencanaan dan pengendalian
Merupakan aktifitas-aktifitas fundamental yang biasa dilakukan olah seluruh manager.Tujuan-tujuan umum maka managemen akan berupaya mencapai tujuan-tujuan tersebut melalui pengambilan keputusan sehari-hari.
2. Pengambilan keputusan
Konstribusi utama seorang manager kepada perusahaan adalah pengambilan keputusan. Ada enam tahap sistematis yang biasanya dilakukan oleh seorang manager ketika mengambil keputusan :
– Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah
– Menentukan alternatif tindakan
– Mengevaluasi tindakan-tindakan yg mungkin
– Memilih alternatif tindakan terbaik
– Melaksanakan alternatif tindakan yg dipilih
– Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan dirinya bahwa hasil yg
diinginkan dapat diperoleh.
3. Informasi yang berguna untuk perencanaan dan pengendalian
Informasi berbeda dengan data yaitu informasi berguna bagi pengambil
keputusan sedangkan data tidak. Data hanyalah bahan mentah untuk
menghasilkan informasi. Kegunaan informasi berasal dari pengaruhnya
terhadap keyakinan manager yang berkaitan dengan kejadian-kejadian
yang relevan dengan proses pengambilan keputusan.
Nilai dari informasi sempurna dapat dihitung sebagai tambahan kenaikan
dalam hasil yg diharapkan yg dihasilkan dari suatu keputusan jika informasi yg sempurna tersebut. Mengenai setiap unit menyarankan penjualan hanya dilakukan terhadap hasil produksi yg tidak cacat dan membuang seluruh hasil produksi yg cacat.
4. Perangkat lunak untuk pengambilan keputusan
Perangkat lunak komputer telah dikembangkan untuk membantu manager dalam pengambilan keputusan. Perangkat lunak database membantu manager untuk mengumpulkan informasi yg relevan untuk suatu keputusan dan memungkinkan manager untuk melakukan kueri terstruktur atas informasi dalam database.
Perangkat luanak pendukung keputusan dan perangkat lunak sistem ahli menyediakan bantuan dalam melakukan perhitungan dan menyediakan saran-saran ahli mengenai keputusan managemen tertentu.
2.  Pelaporan kepada manajemen
1. Jenis-jenis laporan
Laporan perencanaan umumnya berbentuk anggaran dan bermanfaat untuk membantu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh sumber daya untuk operasi perusahaan dimasa yang akan datang. Laporan pengendalian membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana.Laporan operasional berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan. Tujuannya utamanya adalah untuk membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari.
2. Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya
Sistem ini berfokus pada pembuatan atau penyajian laporan-laporan tradisional, yaitu laporan laba rugi, laporan posisi keuangan. Terdapat 2 jenis sistem akuntansi biaya yaitu: sistem biaya atas order kerja dan sistem biaya atas proses.
3. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban
Menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggung jawaban individu tertentu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yg relevan.
4. Sistem Pelaporan Profitabilitas
Pelaporan ini tidak hanya bermanfaat sebagai alat bantu dalam melakukan evaluasi. Disamping itu, pelaporan profitabilitas memiliki keunggulan yaitu memberi pandangan kepada masing-masing manajer mengenai konstribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.

Minggu IX

PEMROSESAN FILE & KONSEP MANAJEMEN DATA

1.       Tinjauan Sekilas Tentang Teknologi

field, unsur data, atribut dan elem di gunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field,terdiri atas : karakter tunggal atau nomor tunggal. Pengelompokan logis atas field disebut catatan (record). Catatan merupakan kelompok unsur-unsur data yang memuat beberapa entitas seperti karyawan, pelanggan, pemasok, faktur, dan sebagainya. 

A.   Okurensi data

Struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan. 

B.   Panjang catatan tetap dan variable

 Catatan dengan panjang-tetap lebih mudah untuk dimanupulasi dalam aplikasi-aplikasi komputer dibandingkan catatan dengan panjang-variabel karena ukuran catatan dengan panjang-tetap distandarkan. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan dengan panjang-tetap. Catatan panjang variable :

1.  Akhir dari catetan di indikasikan dengan simbol

2.  Secara efisien memanfaatkan ruang penyimpangan yang tersedia,tetapi memanipulasi catetan lebih sulit.

3.  Salah satu pendekatannya adalah catetan penjejak. Catatan penjejak adalah perluasan dari catetan master.

 Kunci catatan dan urutan file

kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsur data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file. Kunci primer adalah field yang digunakan untuk menyotir catatan-catatan dalam file. Kunci sekunder adalah digunakan untuk menentukan posisi relatif antar kumpulan catatan manakal kunci primer memiliki nilai yang sama untuk setiap catatan-catatan dalan kumpulan. Kunci-kunci adalah penting karena diperlukan untuk memproses dan melokasikan catatan - catatan dalam file.

2.      Evaluasi Teknologi Database

 Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

Dengan sistem manajemen database , data disimpan dalam format standar dengan menggunakan bahasa definisi data - data definition language, dimanipulasi dan dimutakhirkan dengan menggunakan bahasa manipulasi database - database manipulation language, dan dipanggil dengan menggunakan bahasa kueri database-database. 

1.   Layanan informasi online

banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka.

2.   Expert system. 

sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area.

3.   Pemrograman berorientasi - objek. 

Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal menjadi objek  daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan kumpulan foto.

4.   Sistem hiperteks. 

Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.

5.  Sistem database intelijen 

Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database. 

  

3.       Sistem Manajemen Database(SMD) & Arsiktektur 

terdapat tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen database;

2.1  arsitektur tingkat konseptual

2.2  arsitektur tingkat logis, dan

2.3  arsitektur tingkat fisik

Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.

Minggu X

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

1.    SISTEM MASUKAN

Sistem input terbagi menjadi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

Sistem Input Berbasis kertas

input kedalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.

1.      Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

dokumen sumber seperti order penjualan di siapkan secara manual. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodeic di kumpulkan dan di kirim ke departemen pengolahan data untuk di masukkan ke dalam sistem komputer.

2.      Pengiriman Dokumen sumber ke bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang di kirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data.. penggunaan batch control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar bagi independensi organisasional.

3.      Data entry

Setelah dokumen sumber (seperti faktur) di terima oleh departemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual di ketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk.

4.      Teknik Program Editing Data

pengeditan data bisa jadi di terapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file). Penggunaan pengujian edit terprogram untuk memisahkan data yang lolos limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokkan data untuk dapat di audit setelah proses pengolahan data selesai.

Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem input tanpa kertas sering disebut dengan sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jairngan computer dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan  sistem berbasis kertas.

      1.    Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam computer. Transaksi sistem input tanpa kertas melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:

a). input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem  input tanpa kertas sering di jalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Jika ttransaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

b). pengiriman data ke sistem aplikasi host: dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya di input langsung ke dalam computer pusat melalui terminal data.

2. sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

2.     SISTEM PEMROSESAN

Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

Sistem virtual semua sistem berbasisi kertas dan pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemrosesan berorientansi batch transaksi direkam ke dalam computer secara perkelompok dan dip roses secara periodic. Contoh adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat di jalankan dengan mempengaruhi file yang di akses secara:

a). pemrosesan batch dengan mempengaruhi file berurutan

Banyak sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan file berurutan dan mempengaruhi master file. Pemrosesan di dalam sistem ini biasanya mencakup beberapa tahap:

Ø  Mempersiapkan file transaksi. pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi di urutkan di dalam master file.

Ø  Mempengaruhi master file. Record dalam file. Record di dalam file transaksi dan master file di baca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan kesatu file master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

Ø  Mempengaruhi buku besar. Buku besar dipengaruhi untuk mencerminkan  perubahan di dalam master file.

Ø  Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b). Pemrosesan batch degan mempengaruhi file akses acak

Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Pemrosesan batch dengan mempengaruhi file akses acak dapat dilakukan dengan cara:

Ø  Aplokasi faktur baru: aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. File pengendalian di perbaharui untuk dapat merefleksikan adanya tambahan faktor baru ke dalam file piutang dagang.

Ø  Pemrosesan bukti penerimaan kas:  pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek tersebut diterima.

Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch maupun real-time dapt digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan rela-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem. Dilakukan dengan dua cara:

a). pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

pemrosesan batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasisi computer.

b). pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time.

Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.

Sistem penjualan Realtime

Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time: sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

3.  SISTEM KELUARAN

Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output.

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar.

CONTOH KASUS:

 pemrosesan data elektronik dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank , pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll.