SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

(softskill ke-2)

Minggu ke V

Aplikasi-Aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran

1.      Aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

1. Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
6. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

2.      Aplikasi siklus pengeluaran

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :

1. Aplikasi pembelian.

2. Aplikasi penerimaan.

3. Aplikasi surat bukti.

4. Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

1. Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima barang dalam kondisi baik.
3. Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
4. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
5. Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

Minggu VI

APLIKASI SIKLUS PRODUKSI & KEUANGAN.

Aplikasi siklus produksi dan keuangan. Siklus produksi memproses transaksi akuntansi yang mencatat empat peristiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran.

1.      Aplikasi - Aplikasi Siklus Produksi.
Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

• Perancangan Produk.
  Desain produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian dan pelaksanaan manufaktur (objek fisik) atau jasa. Desainer produk konsep dan mengevaluasi ide-ide, membuat mereka nyata melalui produk dalam pendekatan yang lebih sistematis. Peran seorang desainer produk meliputi berbagai karakteristik manajer pemasaran, manajer produk, industri dan desain insinyur perancang.
• Perencanaan dan Penjadwalan.
  Perencanaan dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapai pemeliharaan tingkat dunia.
• Operasi Produksi.
  operasi adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan, dan lembaga bukan pencari laba, misalnya panti asuhan. Pengertian dari produksi adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan. Pengertian ini terlalu sempit, sebab produksi juga dapat menghasilkan jasa, baik untuk tujuan memperoleh keuntungan atau tidak.
• Akuntansi Biaya.
  suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang.

2.      Aplikasi Siklus Keuangan.
Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

• Sistem Pemilikan.
  Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.
• Sistem Catatan Jurnal.
  pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.
• Sistem Pelaporan Keuangan.
  Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:
1. Laporan neraca.
2. Laporan laba/rugi.
3. Laporan Perubahan Ekuitas.
4. Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana.
5. Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

Minggu  VII

PENGEMBANGAN SISTEM : SUATU SURVEI

1.     SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem adalah proses memodifiasi atau mengubah bagian atau keseluruhan sistem informasi.

Dalam terminologi sistem informasi, pemakai atau pemakai akhir merupakan fungsi organisasional yang berbeda dengan fungsi sistem informasi yang membutuhkan pemrosesan data komputer. Fungsi sistem informasi terpisah dari fungsi pemakai. Fungsi sistem informasi itu sendiri bukanlah pemakai.

Proyek pembangunan sistem umumnya dilakukan oleh tim proyek yang terdiri dari analisis sistem, pemrograman, akuntan, dan orang lain di dalam organisasi yang mengetahui mengenai dan yang diakibatkan oleh proyek. Setiap proyek pengembangan sistem akan melalui siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle) yang secara hakiki relatif sama: perencanaan dan analisis, perancangan dan implementasi.

          1.         Analisis Sistem

Analisis sistem bertanggungjawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Analisis sistem bekerjasama dengan pemakai untuk mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik mereka. Kebutuhan-kebutuhan tersebut kemudian dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem.

Terdapat 4 tahap umum dalam analisis sistem yaitu:

1.    Survei sistem berjalan.

2.    Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai.

3.    Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4.    Penyajian laporan analisis sistem.

          2.     Perancangan(Desain) Sistem

Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang di usulkan. Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam perancangan sistem, yaitu:

1.        Evaluasi rancangan alternative dari sistem yang di usulkan.

2.        Penyajian spesifikasi rancangan rinci.

3.        Penyajian laporan perancangan sistem.

          3.    Implementasi

Implementasi terjadi manakala sistem baru telah terpasang dan berjalan di dalam peralatan komputer. Kemudian output disediakan bagi pemakai sebagai perlengkapan proses pengembangan sistem. Kemudian output disediakan bagi pemakai, sebagai perlengkapan proses pengembangan sistem. Langkah-langkah implementasi berbeda dari suatu sistem ke sistem lainya.

2.     STANDAR DOKUMENTASI

Standar dokumentasi menunjukan kebutuhan dokumentasi yang harus dikembangkan selama proyek pengembangan sistem. Sebagian besar organisasi besar membuat standar pengembangan sistem formal untuk menampang isu-isu seperti metode yang harus digunakan, dokumentasi, akuntansi proyek, pelaporan kemajuan kerja, dan prosedur-prosedur penelaahan. Keberadaan standar-standar dokumen yang mengatur pengembangan sistem, menunjukan bahwa rencana organisasi dan metode, pengukuruan, dan catatan-catatan yang berkaitan telah disiapkan untuk meyakinkan adanya pengendalian.

      Jenis-jenis dokumentasi siklus hidup  pengembangan sistem.

1.      Studi Kelayakan

Adalah analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek layak dipertimbangkan atau tidak. Tujuan umum studi kelayakan adalah untuk menjawab seluruh pertanyaan kelayakan teknis, ekonomis dan operasional.

2.      Diagram Arus Logika

Terdiri dari banyak bentuk. Bagan arus dokumen, diagram arus logika, bagan HIPO dan atau IPO, atau teknik-teknik sejenis yang digunakan oleh tim proyek dengan pernyataan yang jelas mengenai karakteristik operasional dari sistem yang mengusulkan.

3.      Kamus Data

Mendokumentasikan muatan khusus database. Setiap field didaftarkan dan diuraikan.

4.      Spesifikasi Pemakai

Dokumen ini harus memberikan deskripsi naratif dari karakteristik operasional sistem yang diusulkan.

5.      Desain Konseptual

Dapat berupa diagram aliran logika dan spesifikasi pemakai, merupakan dasar perancangan sistem yang rinci, memuat tinjauan naratif sistem dalam bahasa non teknis, spesifikasi rinci kebutuhan input dan output, kebutuhan-kebutuhan hardware dan software yang diusulkan pembahasan mengenai pertimbangan biaya, dan yang terpenting rencana dan anggaran pengembangan. 

6.      Laporan Desain Sistem

Merupakan translasi dari laporan desain kenseptual ke dalam kinerja sistem yang rinci dan spesifikasi fungsional yang diperlukan untuk memulai desain sistem secara fisik.

7.      Bagan Alur Dan Tabel Keputusan

Dapat digunakan untuk mengilustrasikan perancangan sistem yang rinci.

8.      Deskrifsi Program

Dokumen ini harus memuat deskripsi naratif mengenai program-program, bagan arus program, daftar sumber program, dan deskripsi yang jelas mengenai format data yang digunakan dan output yang dihasilkan.

9.      Prosedur-Prosedur Operasi; Manual Operasi

Manual operasi adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan prosedur-prosedur  operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu, yang memberikan deskripsi sistem aplikasi, program rinci, dan intruksi-intruksi operasi rinci.

10.  Deskrifsi File; Prosedur-Prosedur Masukan Data

Pos-pos yang bersifat deskripsi ini mencakup penyajian intruksi-intruksi untuk pemakai, klerk memasukan data, personel operasi komputer, dan orang-orang lainnya yang terlibat dengan operasi sistem.

11.  Rencana Pengubahan (Konversi)

Pengubahan sistem baru mencakup bentuk-bentuk pemotongan atau penggandaan aktivitas pemrosesan.

12.  Rencana Pengujian

Dokumen ini harus menspesifikasikan rencana pengujian, hakekat data pengujian, dan ikhtisar hasil pengujian.

13.  Skedul Operasi Dan Perawatan

Dokumen-dokumen ini harus berhubungan dengan skedul yang digunakan digunakan di dalam fasilitas pemrosesan data organisasi.

14.  Rencana Audit

Dokumen ini harus menspesifikasikan hakekat setiap audit yang akan dilakukan untuk mengevaluasi operasi sistem.

15.  Komentar Pemakai

Dokumen

3.      TEKNOLOGI DAN PRAKTEK-PRAKTEK PENGEMBANGAN SISTEM

Dalam pengembangan sistem ada beberapa teknologi yang dapat di gunakan dalam praktek-praktek pengendalian.

1.      Pengendalian Produktivitas Analis/Pemograman

Fungsi analis adalah dokumentasi eksplisit hubungan antara analis dengan pemakai. Analisis dan pemakai berkomunikasi melalui bahasa alamiah. 

2.      Pemograman Terstuktur

Adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemograman umum dan dalam sebagian besar format abstraknya merupakan jenis dari logikan simbol yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan program.

3.      Computer-Aided Sofware Engineering (CASE)

Adalah proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rakayasa otomatis untuk mengenbangkan dan memelihara perangkat lunak.

Prototyping merupakan pendekatan umum yang berbeda terhadap prosese pengembangan dan penerapan sistem.

4.      Teknologi Berorientasi Objek

Teknologi berorientasi Mencakup pemrograman berorientasi objek dan database berorientasi objek (object oriented programming/OOP) dan database berorientasi obyek (object oriented database). Konsep-konsep ini berkaitan tetapi object oriented database dapat diimplementasikan diluar konsep OOP.

5.      Keterlibatan Auditor Dalam Pengembangan Sistem

Kemampuan sistem pemrosesan data untuk diaudit tergantung pada sistem pengendalian yang dibangun dalam sistem selama pengembangannya. Auditor internal harus berpartisipasidalam proses pengembangan sistem untuk menyakinkan bahwa audit yang diperlukan dan lingkup pengendalian dibagun dalam sistem yang berdasarkan komputer.

4.     PERANCANGAN DAN PENGORGANISASIAN PROYEK SISTEM

Secara operasional teknik manajemen proyek adalah pusat dari siklus hidup pengembangan sistem yang terendali dengan baik. Sedangkan istilah proyek adalah sebagai aplikasi spesifik yang disetujui dalam suatu pengembangan. Jika telah disetujui, manajemen proyek dimulai dan akan memperhatikan masalah-masalah  terinci analisis, perancangan, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi, dan pemeliharaan proyek.

Langkah-langkah dalam manajemen proyek sistem termasuk: seleksi proyek, penetapan tim proyek, perincian proyek kedalam tahap-tahap dan tugas-tugas, estimasi waktu, akuntansi proyek, dan kecenderungan kelebihan biaya.

Contoh Kasus: (Siklus Pendapatan)
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai prosuk elektronik sehari-hari, termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, game, dan peralatan dapur kecil. Pelanggan utama AOE adalah toko ritel, tetapi perusahaan tersebut baru-baru ini telah mulai menjual dalam jumlah besar kepada perusahaan penjual via surat pesanan (mail-order firm), yang mengiklankan diri dalam berbagai katalog dan majalah.
Linda Spurgeon, direktur utama AOE, mengadakan rapat dengan para eksekutif perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting. Pertama, AOE telah mengalami penyusutan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir. Kedua, masalah arus kas telah meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman jangka pendek. Dalam rapat eksekutif tersebut, Trevor Whitman, wakil direktur utama bagian pemasaran, menjelaskan bahwa salah satu alasan penurunan pangsa pasar AOE adalah para pesaing ternyata memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Akan tetapi, ketika Linda meminta keterangan yang lebih jelas, Trevor mengaku bahwa pendapatnya itu hanya didasarkan pada percakapannya baru-baru ini dengan dua pelanggan besar. Dia juga mengakui bahwa dia tidak dapat langsung mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang aling menguntungkan. Linda kemudian bertanya ke Elizabeth Venko, kontroler perusahaan tersebut, mengenai masalah arus kas AOE. Daftar umur piutang usaha yang terbaru menunjukkan peningkatan yang signifikan atas jumlah piutang pelanggan yang jatuh tempo. Akibatnya, AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya karena penundaan dalam penagihan pembayaran pelanggan. Selainitu, Best Value Company, jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini bankrut. Elizabeth mengakui bahwa dia tidak yakin apakah AOE akan dapat menagih dari Best Value sejumlah besar piutang yang telah jatuh tempo.
Linda merasa frustasi dengan kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut. Dia mengakhiri rapat tersebut dengan meminta Elizabaeth dan trevor untuk bekerjasama dengan Ann Brandt, wakil direktur utama bagian sistem informasi, untuk mengembangkan sistem pelaporan yang disempurnakan agar AOE dapat lebih secara dekat mengawasi dan mengambil langkah untuk meningkatkan pelayanan pada pelanggan dan manajemen arus kasnya. Secara khusus, Linda meminta Elizabeth, trevor, dan Ann untuk menangani masalah-masalah berikut ini :
Bagaimana AOE dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan? Informasi apakah yang dibutuhkan bagian pemasaran untuk melaksanakan tugasnya dengan lebih baik?
Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi para pelanggan dan pasarnya yang paling menguntungkan?
Bagaimana AOE dapat meningkatkan pengawasan atas rekening kreditnya? Bagaimana suatu perubahan dalam kebijakan kredit mempengaruhi baik penjualan maupun piutang tidak tertagih ?
Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penagihan kasnya?
Dari semua permasalahan yang dihadapi AOE, kita mencoba mencarikan solusi dari tahap pernama yaitu masalah pesanan penjualan.

Sistem Informasi Akuntansi

Minggu Ke I

TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 

1.       Sistem Informasi & Organisasi Bisnis

-          Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi.

-          Fungsi sistem informasi adalah bertanggung jawab atas pemrosesan data. Otomatisasi kantor mengguraikan penggunaan teknologi elektronik didalam kantor atau tempat kerja.

-          Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses-proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis unggulan (best practice), juga mampi memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan putusan dan kolaborasi antar bagian.

-          Proyek pengembangan sistem umumnya mencakup tiga fase umum : analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Pendekatan sistem adalah prosedur umum untuk administrasi proyek sistem.

Jenis-jenis sistem informasi :

1.       Sistem informasi akuntansi

2.       Sistem informasi keuangan

3.       Sistem informasi manufaktur

4.       Sistem informasi sumber daya manusia

Tujuannya adalah untuk membantu pengembangan sistem yang efektif. Masalah-masalah manajemen proyek, masalah organisasional dan teknikal akan dihadapi dalam suatu implementasi sistem informasi.

2.       Siklus –siklus pemrosesan transaksi

Aktivitas perusahaan dalam suatu organisasi juga dapat dipandang dengan cara yang berbeda, yaitu dengan pendekatan siklus transaksi. Siklus secara tradisional mengelompokan aktivitas suatu bisnis kedalam empat siklus akuntansi bisnis :

1.       Siklus pendapatan : kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut.

2.       Siklus pengeluaran : kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut.

3.       Siklus pengeluaran : kejadian yang terkait dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

4.       Siklus keuangan : dimana kerjadian yang terkait dengan akuisisi dan pengolahan dana termasuk kas.

Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi.Sistem aplikasi memproses transaksi yang paling terkait secara logis. Pada model siklus transaksi, selain ke-4 siklus tersebut ada siklus kelima yaitu siklus pelaporan keuangan dimana siklus ini mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan. Proses Pengendalian Internal, dimana mengindikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam organisasi tersebut.Salah satu tanggung jawab utama manajemen adalah stewardship.

Elemen proses pengendalian Internal, dimana pengendalian ini merupakan satu proses yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang rasional atas tercapainya tujuan yaitu :

1.       Efektivitas dan efisien operasi perusahaan

2.       Reliabilitas pelaporan keuangan

3.       Kesesuaian organisasi dengan aturan serta regulasi yang ada

Pengendalian internal juga menuntut adanya pencatatan yang memadai dalam upaya menjaga kekayaan perusahaan dan menganalisis pelaksanaan tanggung jawab.Konsekuensinya semua catatan harus memungkinkan adanya pengecekan antara area pertanggung jawaban.Tanggung jawab untuk satu transaksi yang berhubungan harus dibagi-bagi.

Pemisahan fungsi-fungsi akuntansi, dimana penting untuk memastikan bahwa tidak ada individu atau department yang mengelola catatan akuntansi yang terkait dengan operasi aktivitas mereka.Satu pendekatan yang wajar adalah mendelegasikan fungsi akuntansi ke controller dan fungsi keuangan ke tangan bendahara.

Fungsi Audit Internal, menyadari bahwa pentingnya dan kompleksnya pengendalian internal yang memadai dalam organisasi yang besar telah menyebabkan terjadinya evolusi audit internal sebagai alat pengendalian atas semua pengendalian internal yang ada dalam organisasi. Audit internal bertugas memonitor dan mengevaluasi kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

3.       Akuntansi & Teknologi Informasi

Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi telah lama berlangsung. Penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisensi, penghematan waktu dan biaya, peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar.

Sistem informasi akuntansi, dimana sistem berbasis komputer yang dirancang untuk menstransformasi data akuntansi menjadi informasi.

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

4.       Akuntan dan Pengembangannya

1.       Siklus Pengembangan Sistem

Untuk dapat menrancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem:

-          Perencanaan (planning)

-          Analysis (analis)

-          Perancangan (Design)

-          Implementasi (Implementation)

-          Pascaimplementasi (Post Implementation)

2.       Siklus Akuntansi

3.       Siklus Transksi

Karakteristik pengembangan sistem bertujuan untuk :

-          Untuk meningkatkan kualitas informasi

-          Untuk meningkatkan pengendalian internal

-          Untuk meminimalkan biaya, jika memungkinkan

Pendekatan sistem merupakan suatu prosedur untuk mengadministrasi proyek sistem.Tujuan pendekatan ini adalah untuk membantu terlaksananya pengembangan sistem yang efektif dan teratur. Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdiri dari 6 tahap, yaitu :

-          Menatapkan tujuan sistem

-          Menyusun berbagai alternative solusi

-          Meanalisis sistem

-          Desain sistem

-          Implementasi sistem

-          Evaluasi sistem

Minggu Ke II

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM 

Teknik sistem meruapakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.

1.       Pemakaian Teknik-Teknik Sistem

1.       Analisis Sistem

Meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah.Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi fakta-fakta.

Teknik sistem yang digunakan :

·         Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi

·         Diagram arus data logis dan bagan arus analisis

2.       Perancangan Sistem

Merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relative perancangan sistem alternative dalam kerangka seluruh persyaratan sistem.

3.       Implementasi sistem

Merupakan pelaksanaan rancangan.Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar-standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas.Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer.Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.

2.       Teknik –Teknik Sistem

Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a.       Dokumentasi sistem yang sudah ada

b.      Mendesign sistem baru

c.       Memberi petunjuk bagi programmer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.

Bagan arus terdiri dari 2 macam, yaitu :

-          Dokumen flowchart

-          Sistem / proses flowchart

Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan dokumen flowchart :

a.       Mengidentifikasi department-departmen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem

b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan

c.       Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen dibuat, diproses dan digunakan

d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu symbol atau kegiatan

Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (process oriented). Sistem flowchart terdiri dari beberapa tingkatan :

-          High Level System Flowchart : sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem

-          Intermediate-level System Flowchart : penggambarannya suatu proses yang lebih detail

-          Low-level System Flowchart : menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus Program

Bagan yang menggambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program. Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1.       Simbol dari proses harus selalu diletakan diantara simbol input dan simbol output

2.       Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas

3.       Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchart

4.       Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada dapat digunakan simbol koneksi

5.       Harus ada keterangan/deskripsi untuk memberikan kejelasan

Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi.Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a.       Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran

b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi

c.       Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang

Bagan IPO dan HIPO

-          Bagan IPO : bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh

-          Bagan HIPO : badan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (tingkatan rincian tergantung dari kebutuhan pemakai)

Minggu Ke III

PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi.Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen atau kebutuhan sistem infromasi eksekutif.

1.       Arus Transaksi

Siklus pemrosesan transaksi mengelompokan transaksi berdasarkan kesamaan unsur atau sasaran, karena setiap industri (dan malah setiap perusahaan dalam satu industri) menghadapi peristiwa yang berbeda-beda, maka tidak ada seperangkat siklus pemrosesan transaksi yang standar. Siklus-siklus yang sering dijumpai pada perusahaan dagang dan perusahaan nonmanufaktur lainnya :

1.       Siklus pendapatan (revelue cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan penjualan produk atau jasa dan penagihan hasil-hasilnya.

2.       Siklus pengeluaran (expenditure  cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan pemerolehan sumber daya atau jasa, misalnya barang dagang, tenaga kerja, sarana umum dan pelunasan hutang.

2.       Komponen – Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

-          Input : input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
contoh : pesanan konsumen, slip penjualan, faktur, kartu absen karyawan

-          Proses : dalam sistem manual terdiri dari kegiatan pemasukan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukan data kedalam file transaksi. Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan. Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

-          Penyimpanan : media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan meng-update file master menggunakan file transaksi.
contoh : file transaksi, file master, dan file referensi atau table.

-          Output : jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : laporan keuangan, laporan operasional, dokumen pengiriman, faktur dan neraca saldo.

3.       Sistem Tata Buku Berpasangan

Suatu sistem akuntasi harus sesuai untuk organisasi tertentu. Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

-          Sifat dan tujuan organisasi

-          Karakteristik structural dan fungsional

-          Tata letak fisik, produk dan jasa

-          Orang yang mengoperasikan sistem

4.       Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi

Suatu sistem pengkodean berisi character set yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

5.       Perancangan Formulir & Pertimbangan Penyimpanan Catatan

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi.Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

-          Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan

-          Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan 

Minggu Ke IV

PEMROSESAN TRANSAKSI & STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

Pemrosesan Transaksi

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui :
1. Pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern
2. Menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan

Sistem Pengendalian Intern

Adalah sruktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan SPI menurut definisi tersebut adalah :

1.       Menjaga kekayaan organisasi

2.       Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3.       Mendorong efisiensi, dan

4.       Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

1.       Kebutuhan dan Pengendalian

Pengendalian adalah disiplin ilmu yang melibatkan pembuatan mekanisme dan algoritma untuk mengendalikan keluatan dari suatu proses tertentu.

2.       Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

1.       Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

2.       Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

3.       Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

4.       Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

3.       Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Adalah prosedur-prosedur yang dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat didalam setiap siklus transaksi organisasi.Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pemrosesan transaksi.Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

4.       Etika dan Struktur Pengendalian Intern

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika.Begitupun, banyak organisasi professional seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini.Peraturan kode etik ini umumnya ditulis dalam bahasa hokum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin dilanggar.Untuk setiap program etika kerja, perusahan harus memiliki audit budaya atas pelaku budaya dan etika perusahaannya.

CONTOH KASUS (mengenai proses pembayaran rekening listrik setiap bulannya) :

PLN selaku perusahaan penyedia listrik negara terlebih dahulu mendata kepada setiap calon pelanggannya kemudian setelah di data baru diketahui pelanggannya tersebut menggunakan berapa banyak kapasitas listrik yang digunakan lalu dihitung berapa banyak bebab pemakaian lalu dihitung dengan nominal rupiah yang diterapkan lalu dari situ barulah dapat diketahui berapa nominal yang harus dibayarkan oleh pelanggan listrik kepada pihak PLN.
sistem yang digunakan oleh PLN juga merupakan salah satu contoh dari pengembangan sistem yang diterapkan untuk mengetahui nomional yang harus dibayarkan pelanggan, karena tanpa adanya sistem informasi seperti ini maka sulit rasanya mengetahui jmlah nominal yang harus di bayarkan pelanggan kepada PLN yang dapat berakibat pada meruginya PLN sebagai pihak penyedia jasa listrik.
Dalam pengembangan sistem pembayaran listrik seperti ini pihak PLN bekerjasama dengan pihak