SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

(softskill ke-3)

Minggu VIII

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN
1.  Manajer dan keputusan
1. Perencanaan dan pengendalian
Merupakan aktifitas-aktifitas fundamental yang biasa dilakukan olah seluruh manager.Tujuan-tujuan umum maka managemen akan berupaya mencapai tujuan-tujuan tersebut melalui pengambilan keputusan sehari-hari.
2. Pengambilan keputusan
Konstribusi utama seorang manager kepada perusahaan adalah pengambilan keputusan. Ada enam tahap sistematis yang biasanya dilakukan oleh seorang manager ketika mengambil keputusan :
– Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah
– Menentukan alternatif tindakan
– Mengevaluasi tindakan-tindakan yg mungkin
– Memilih alternatif tindakan terbaik
– Melaksanakan alternatif tindakan yg dipilih
– Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan dirinya bahwa hasil yg
diinginkan dapat diperoleh.
3. Informasi yang berguna untuk perencanaan dan pengendalian
Informasi berbeda dengan data yaitu informasi berguna bagi pengambil
keputusan sedangkan data tidak. Data hanyalah bahan mentah untuk
menghasilkan informasi. Kegunaan informasi berasal dari pengaruhnya
terhadap keyakinan manager yang berkaitan dengan kejadian-kejadian
yang relevan dengan proses pengambilan keputusan.
Nilai dari informasi sempurna dapat dihitung sebagai tambahan kenaikan
dalam hasil yg diharapkan yg dihasilkan dari suatu keputusan jika informasi yg sempurna tersebut. Mengenai setiap unit menyarankan penjualan hanya dilakukan terhadap hasil produksi yg tidak cacat dan membuang seluruh hasil produksi yg cacat.
4. Perangkat lunak untuk pengambilan keputusan
Perangkat lunak komputer telah dikembangkan untuk membantu manager dalam pengambilan keputusan. Perangkat lunak database membantu manager untuk mengumpulkan informasi yg relevan untuk suatu keputusan dan memungkinkan manager untuk melakukan kueri terstruktur atas informasi dalam database.
Perangkat luanak pendukung keputusan dan perangkat lunak sistem ahli menyediakan bantuan dalam melakukan perhitungan dan menyediakan saran-saran ahli mengenai keputusan managemen tertentu.
2.  Pelaporan kepada manajemen
1. Jenis-jenis laporan
Laporan perencanaan umumnya berbentuk anggaran dan bermanfaat untuk membantu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh sumber daya untuk operasi perusahaan dimasa yang akan datang. Laporan pengendalian membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana.Laporan operasional berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan. Tujuannya utamanya adalah untuk membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari.
2. Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya
Sistem ini berfokus pada pembuatan atau penyajian laporan-laporan tradisional, yaitu laporan laba rugi, laporan posisi keuangan. Terdapat 2 jenis sistem akuntansi biaya yaitu: sistem biaya atas order kerja dan sistem biaya atas proses.
3. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban
Menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggung jawaban individu tertentu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yg relevan.
4. Sistem Pelaporan Profitabilitas
Pelaporan ini tidak hanya bermanfaat sebagai alat bantu dalam melakukan evaluasi. Disamping itu, pelaporan profitabilitas memiliki keunggulan yaitu memberi pandangan kepada masing-masing manajer mengenai konstribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.

Minggu IX

PEMROSESAN FILE & KONSEP MANAJEMEN DATA

1.       Tinjauan Sekilas Tentang Teknologi

field, unsur data, atribut dan elem di gunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field,terdiri atas : karakter tunggal atau nomor tunggal. Pengelompokan logis atas field disebut catatan (record). Catatan merupakan kelompok unsur-unsur data yang memuat beberapa entitas seperti karyawan, pelanggan, pemasok, faktur, dan sebagainya. 

A.   Okurensi data

Struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan. 

B.   Panjang catatan tetap dan variable

 Catatan dengan panjang-tetap lebih mudah untuk dimanupulasi dalam aplikasi-aplikasi komputer dibandingkan catatan dengan panjang-variabel karena ukuran catatan dengan panjang-tetap distandarkan. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan dengan panjang-tetap. Catatan panjang variable :

1.  Akhir dari catetan di indikasikan dengan simbol

2.  Secara efisien memanfaatkan ruang penyimpangan yang tersedia,tetapi memanipulasi catetan lebih sulit.

3.  Salah satu pendekatannya adalah catetan penjejak. Catatan penjejak adalah perluasan dari catetan master.

 Kunci catatan dan urutan file

kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsur data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file. Kunci primer adalah field yang digunakan untuk menyotir catatan-catatan dalam file. Kunci sekunder adalah digunakan untuk menentukan posisi relatif antar kumpulan catatan manakal kunci primer memiliki nilai yang sama untuk setiap catatan-catatan dalan kumpulan. Kunci-kunci adalah penting karena diperlukan untuk memproses dan melokasikan catatan - catatan dalam file.

2.      Evaluasi Teknologi Database

 Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

Dengan sistem manajemen database , data disimpan dalam format standar dengan menggunakan bahasa definisi data - data definition language, dimanipulasi dan dimutakhirkan dengan menggunakan bahasa manipulasi database - database manipulation language, dan dipanggil dengan menggunakan bahasa kueri database-database. 

1.   Layanan informasi online

banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka.

2.   Expert system. 

sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area.

3.   Pemrograman berorientasi - objek. 

Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal menjadi objek  daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan kumpulan foto.

4.   Sistem hiperteks. 

Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.

5.  Sistem database intelijen 

Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database. 

  

3.       Sistem Manajemen Database(SMD) & Arsiktektur 

terdapat tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen database;

2.1  arsitektur tingkat konseptual

2.2  arsitektur tingkat logis, dan

2.3  arsitektur tingkat fisik

Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.

Minggu X

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

1.    SISTEM MASUKAN

Sistem input terbagi menjadi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

Sistem Input Berbasis kertas

input kedalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.

1.      Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

dokumen sumber seperti order penjualan di siapkan secara manual. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodeic di kumpulkan dan di kirim ke departemen pengolahan data untuk di masukkan ke dalam sistem komputer.

2.      Pengiriman Dokumen sumber ke bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang di kirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data.. penggunaan batch control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar bagi independensi organisasional.

3.      Data entry

Setelah dokumen sumber (seperti faktur) di terima oleh departemen pengolahan data, dokumen tersebut secara manual di ketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk.

4.      Teknik Program Editing Data

pengeditan data bisa jadi di terapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file). Penggunaan pengujian edit terprogram untuk memisahkan data yang lolos limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokkan data untuk dapat di audit setelah proses pengolahan data selesai.

Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem input tanpa kertas sering disebut dengan sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jairngan computer dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan  sistem berbasis kertas.

      1.    Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam computer. Transaksi sistem input tanpa kertas melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:

a). input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem  input tanpa kertas sering di jalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Jika ttransaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

b). pengiriman data ke sistem aplikasi host: dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya di input langsung ke dalam computer pusat melalui terminal data.

2. sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

2.     SISTEM PEMROSESAN

Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

Sistem virtual semua sistem berbasisi kertas dan pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemrosesan berorientansi batch transaksi direkam ke dalam computer secara perkelompok dan dip roses secara periodic. Contoh adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat di jalankan dengan mempengaruhi file yang di akses secara:

a). pemrosesan batch dengan mempengaruhi file berurutan

Banyak sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan file berurutan dan mempengaruhi master file. Pemrosesan di dalam sistem ini biasanya mencakup beberapa tahap:

Ø  Mempersiapkan file transaksi. pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi di urutkan di dalam master file.

Ø  Mempengaruhi master file. Record dalam file. Record di dalam file transaksi dan master file di baca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan kesatu file master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

Ø  Mempengaruhi buku besar. Buku besar dipengaruhi untuk mencerminkan  perubahan di dalam master file.

Ø  Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b). Pemrosesan batch degan mempengaruhi file akses acak

Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Pemrosesan batch dengan mempengaruhi file akses acak dapat dilakukan dengan cara:

Ø  Aplokasi faktur baru: aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. File pengendalian di perbaharui untuk dapat merefleksikan adanya tambahan faktor baru ke dalam file piutang dagang.

Ø  Pemrosesan bukti penerimaan kas:  pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek tersebut diterima.

Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch maupun real-time dapt digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan rela-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem. Dilakukan dengan dua cara:

a). pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

pemrosesan batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasisi computer.

b). pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas

manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time.

Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.

Sistem penjualan Realtime

Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time: sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).

3.  SISTEM KELUARAN

Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output.

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar.

CONTOH KASUS:

 pemrosesan data elektronik dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank , pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

(softskill ke-2)

Minggu ke V

Aplikasi-Aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran

1.      Aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

1. Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
6. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

2.      Aplikasi siklus pengeluaran

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :

1. Aplikasi pembelian.

2. Aplikasi penerimaan.

3. Aplikasi surat bukti.

4. Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

1. Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima barang dalam kondisi baik.
3. Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
4. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
5. Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

Minggu VI

APLIKASI SIKLUS PRODUKSI & KEUANGAN.

Aplikasi siklus produksi dan keuangan. Siklus produksi memproses transaksi akuntansi yang mencatat empat peristiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran.

1.      Aplikasi - Aplikasi Siklus Produksi.
Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

• Perancangan Produk.
  Desain produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian dan pelaksanaan manufaktur (objek fisik) atau jasa. Desainer produk konsep dan mengevaluasi ide-ide, membuat mereka nyata melalui produk dalam pendekatan yang lebih sistematis. Peran seorang desainer produk meliputi berbagai karakteristik manajer pemasaran, manajer produk, industri dan desain insinyur perancang.
• Perencanaan dan Penjadwalan.
  Perencanaan dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapai pemeliharaan tingkat dunia.
• Operasi Produksi.
  operasi adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan, dan lembaga bukan pencari laba, misalnya panti asuhan. Pengertian dari produksi adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan. Pengertian ini terlalu sempit, sebab produksi juga dapat menghasilkan jasa, baik untuk tujuan memperoleh keuntungan atau tidak.
• Akuntansi Biaya.
  suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang.

2.      Aplikasi Siklus Keuangan.
Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

• Sistem Pemilikan.
  Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.
• Sistem Catatan Jurnal.
  pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.
• Sistem Pelaporan Keuangan.
  Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:
1. Laporan neraca.
2. Laporan laba/rugi.
3. Laporan Perubahan Ekuitas.
4. Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana.
5. Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

Minggu  VII

PENGEMBANGAN SISTEM : SUATU SURVEI

1.     SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem adalah proses memodifiasi atau mengubah bagian atau keseluruhan sistem informasi.

Dalam terminologi sistem informasi, pemakai atau pemakai akhir merupakan fungsi organisasional yang berbeda dengan fungsi sistem informasi yang membutuhkan pemrosesan data komputer. Fungsi sistem informasi terpisah dari fungsi pemakai. Fungsi sistem informasi itu sendiri bukanlah pemakai.

Proyek pembangunan sistem umumnya dilakukan oleh tim proyek yang terdiri dari analisis sistem, pemrograman, akuntan, dan orang lain di dalam organisasi yang mengetahui mengenai dan yang diakibatkan oleh proyek. Setiap proyek pengembangan sistem akan melalui siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle) yang secara hakiki relatif sama: perencanaan dan analisis, perancangan dan implementasi.

          1.         Analisis Sistem

Analisis sistem bertanggungjawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Analisis sistem bekerjasama dengan pemakai untuk mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik mereka. Kebutuhan-kebutuhan tersebut kemudian dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem.

Terdapat 4 tahap umum dalam analisis sistem yaitu:

1.    Survei sistem berjalan.

2.    Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai.

3.    Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4.    Penyajian laporan analisis sistem.

          2.     Perancangan(Desain) Sistem

Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang di usulkan. Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam perancangan sistem, yaitu:

1.        Evaluasi rancangan alternative dari sistem yang di usulkan.

2.        Penyajian spesifikasi rancangan rinci.

3.        Penyajian laporan perancangan sistem.

          3.    Implementasi

Implementasi terjadi manakala sistem baru telah terpasang dan berjalan di dalam peralatan komputer. Kemudian output disediakan bagi pemakai sebagai perlengkapan proses pengembangan sistem. Kemudian output disediakan bagi pemakai, sebagai perlengkapan proses pengembangan sistem. Langkah-langkah implementasi berbeda dari suatu sistem ke sistem lainya.

2.     STANDAR DOKUMENTASI

Standar dokumentasi menunjukan kebutuhan dokumentasi yang harus dikembangkan selama proyek pengembangan sistem. Sebagian besar organisasi besar membuat standar pengembangan sistem formal untuk menampang isu-isu seperti metode yang harus digunakan, dokumentasi, akuntansi proyek, pelaporan kemajuan kerja, dan prosedur-prosedur penelaahan. Keberadaan standar-standar dokumen yang mengatur pengembangan sistem, menunjukan bahwa rencana organisasi dan metode, pengukuruan, dan catatan-catatan yang berkaitan telah disiapkan untuk meyakinkan adanya pengendalian.

      Jenis-jenis dokumentasi siklus hidup  pengembangan sistem.

1.      Studi Kelayakan

Adalah analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek layak dipertimbangkan atau tidak. Tujuan umum studi kelayakan adalah untuk menjawab seluruh pertanyaan kelayakan teknis, ekonomis dan operasional.

2.      Diagram Arus Logika

Terdiri dari banyak bentuk. Bagan arus dokumen, diagram arus logika, bagan HIPO dan atau IPO, atau teknik-teknik sejenis yang digunakan oleh tim proyek dengan pernyataan yang jelas mengenai karakteristik operasional dari sistem yang mengusulkan.

3.      Kamus Data

Mendokumentasikan muatan khusus database. Setiap field didaftarkan dan diuraikan.

4.      Spesifikasi Pemakai

Dokumen ini harus memberikan deskripsi naratif dari karakteristik operasional sistem yang diusulkan.

5.      Desain Konseptual

Dapat berupa diagram aliran logika dan spesifikasi pemakai, merupakan dasar perancangan sistem yang rinci, memuat tinjauan naratif sistem dalam bahasa non teknis, spesifikasi rinci kebutuhan input dan output, kebutuhan-kebutuhan hardware dan software yang diusulkan pembahasan mengenai pertimbangan biaya, dan yang terpenting rencana dan anggaran pengembangan. 

6.      Laporan Desain Sistem

Merupakan translasi dari laporan desain kenseptual ke dalam kinerja sistem yang rinci dan spesifikasi fungsional yang diperlukan untuk memulai desain sistem secara fisik.

7.      Bagan Alur Dan Tabel Keputusan

Dapat digunakan untuk mengilustrasikan perancangan sistem yang rinci.

8.      Deskrifsi Program

Dokumen ini harus memuat deskripsi naratif mengenai program-program, bagan arus program, daftar sumber program, dan deskripsi yang jelas mengenai format data yang digunakan dan output yang dihasilkan.

9.      Prosedur-Prosedur Operasi; Manual Operasi

Manual operasi adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan prosedur-prosedur  operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu, yang memberikan deskripsi sistem aplikasi, program rinci, dan intruksi-intruksi operasi rinci.

10.  Deskrifsi File; Prosedur-Prosedur Masukan Data

Pos-pos yang bersifat deskripsi ini mencakup penyajian intruksi-intruksi untuk pemakai, klerk memasukan data, personel operasi komputer, dan orang-orang lainnya yang terlibat dengan operasi sistem.

11.  Rencana Pengubahan (Konversi)

Pengubahan sistem baru mencakup bentuk-bentuk pemotongan atau penggandaan aktivitas pemrosesan.

12.  Rencana Pengujian

Dokumen ini harus menspesifikasikan rencana pengujian, hakekat data pengujian, dan ikhtisar hasil pengujian.

13.  Skedul Operasi Dan Perawatan

Dokumen-dokumen ini harus berhubungan dengan skedul yang digunakan digunakan di dalam fasilitas pemrosesan data organisasi.

14.  Rencana Audit

Dokumen ini harus menspesifikasikan hakekat setiap audit yang akan dilakukan untuk mengevaluasi operasi sistem.

15.  Komentar Pemakai

Dokumen

3.      TEKNOLOGI DAN PRAKTEK-PRAKTEK PENGEMBANGAN SISTEM

Dalam pengembangan sistem ada beberapa teknologi yang dapat di gunakan dalam praktek-praktek pengendalian.

1.      Pengendalian Produktivitas Analis/Pemograman

Fungsi analis adalah dokumentasi eksplisit hubungan antara analis dengan pemakai. Analisis dan pemakai berkomunikasi melalui bahasa alamiah. 

2.      Pemograman Terstuktur

Adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemograman umum dan dalam sebagian besar format abstraknya merupakan jenis dari logikan simbol yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan program.

3.      Computer-Aided Sofware Engineering (CASE)

Adalah proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rakayasa otomatis untuk mengenbangkan dan memelihara perangkat lunak.

Prototyping merupakan pendekatan umum yang berbeda terhadap prosese pengembangan dan penerapan sistem.

4.      Teknologi Berorientasi Objek

Teknologi berorientasi Mencakup pemrograman berorientasi objek dan database berorientasi objek (object oriented programming/OOP) dan database berorientasi obyek (object oriented database). Konsep-konsep ini berkaitan tetapi object oriented database dapat diimplementasikan diluar konsep OOP.

5.      Keterlibatan Auditor Dalam Pengembangan Sistem

Kemampuan sistem pemrosesan data untuk diaudit tergantung pada sistem pengendalian yang dibangun dalam sistem selama pengembangannya. Auditor internal harus berpartisipasidalam proses pengembangan sistem untuk menyakinkan bahwa audit yang diperlukan dan lingkup pengendalian dibagun dalam sistem yang berdasarkan komputer.

4.     PERANCANGAN DAN PENGORGANISASIAN PROYEK SISTEM

Secara operasional teknik manajemen proyek adalah pusat dari siklus hidup pengembangan sistem yang terendali dengan baik. Sedangkan istilah proyek adalah sebagai aplikasi spesifik yang disetujui dalam suatu pengembangan. Jika telah disetujui, manajemen proyek dimulai dan akan memperhatikan masalah-masalah  terinci analisis, perancangan, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi, dan pemeliharaan proyek.

Langkah-langkah dalam manajemen proyek sistem termasuk: seleksi proyek, penetapan tim proyek, perincian proyek kedalam tahap-tahap dan tugas-tugas, estimasi waktu, akuntansi proyek, dan kecenderungan kelebihan biaya.

Contoh Kasus: (Siklus Pendapatan)
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai prosuk elektronik sehari-hari, termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, game, dan peralatan dapur kecil. Pelanggan utama AOE adalah toko ritel, tetapi perusahaan tersebut baru-baru ini telah mulai menjual dalam jumlah besar kepada perusahaan penjual via surat pesanan (mail-order firm), yang mengiklankan diri dalam berbagai katalog dan majalah.
Linda Spurgeon, direktur utama AOE, mengadakan rapat dengan para eksekutif perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting. Pertama, AOE telah mengalami penyusutan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir. Kedua, masalah arus kas telah meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman jangka pendek. Dalam rapat eksekutif tersebut, Trevor Whitman, wakil direktur utama bagian pemasaran, menjelaskan bahwa salah satu alasan penurunan pangsa pasar AOE adalah para pesaing ternyata memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Akan tetapi, ketika Linda meminta keterangan yang lebih jelas, Trevor mengaku bahwa pendapatnya itu hanya didasarkan pada percakapannya baru-baru ini dengan dua pelanggan besar. Dia juga mengakui bahwa dia tidak dapat langsung mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang aling menguntungkan. Linda kemudian bertanya ke Elizabeth Venko, kontroler perusahaan tersebut, mengenai masalah arus kas AOE. Daftar umur piutang usaha yang terbaru menunjukkan peningkatan yang signifikan atas jumlah piutang pelanggan yang jatuh tempo. Akibatnya, AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya karena penundaan dalam penagihan pembayaran pelanggan. Selainitu, Best Value Company, jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini bankrut. Elizabeth mengakui bahwa dia tidak yakin apakah AOE akan dapat menagih dari Best Value sejumlah besar piutang yang telah jatuh tempo.
Linda merasa frustasi dengan kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut. Dia mengakhiri rapat tersebut dengan meminta Elizabaeth dan trevor untuk bekerjasama dengan Ann Brandt, wakil direktur utama bagian sistem informasi, untuk mengembangkan sistem pelaporan yang disempurnakan agar AOE dapat lebih secara dekat mengawasi dan mengambil langkah untuk meningkatkan pelayanan pada pelanggan dan manajemen arus kasnya. Secara khusus, Linda meminta Elizabeth, trevor, dan Ann untuk menangani masalah-masalah berikut ini :
Bagaimana AOE dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan? Informasi apakah yang dibutuhkan bagian pemasaran untuk melaksanakan tugasnya dengan lebih baik?
Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi para pelanggan dan pasarnya yang paling menguntungkan?
Bagaimana AOE dapat meningkatkan pengawasan atas rekening kreditnya? Bagaimana suatu perubahan dalam kebijakan kredit mempengaruhi baik penjualan maupun piutang tidak tertagih ?
Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penagihan kasnya?
Dari semua permasalahan yang dihadapi AOE, kita mencoba mencarikan solusi dari tahap pernama yaitu masalah pesanan penjualan.